Le secrétaire est un maillon essentiel de toute organisation, jouant un rôle central dans la gestion administrative et la communication interne et externe. Il assure l’accueil des visiteurs, la gestion des appels téléphoniques, le traitement des courriers, la planification des rendez-vous et l’organisation de réunions. Selon son secteur d’activité (juridique, médical, administratif, commercial, etc.), ses responsabilités peuvent varier. Son travail exige rigueur, discrétion et une bonne maîtrise des outils informatiques et bureautiques.
Missions principales
- Accueil physique et téléphonique des visiteurs et clients
- Gestion et rédaction des courriers, emails et comptes-rendus
- Organisation de l’agenda et planification des réunions
- Traitement et classement des documents administratifs
- Suivi des dossiers et gestion des archives
- Préparation et organisation des déplacements professionnels
- Coordination avec les différents services internes et externes
- Gestion des fournitures et matériels de bureau
Compétences et qualités requises
- Excellente organisation et rigueur
- Sens de la discrétion et de la confidentialité
- Aisance relationnelle et capacité d’écoute
- Bonne maîtrise de la langue française et des règles de communication
- Maîtrise des outils informatiques et logiciels bureautiques (Word, Excel, PowerPoint)
- Capacité d’adaptation et gestion des priorités
- Polyvalence et réactivité face aux imprévus
- Connaissance d’une ou plusieurs langues étrangères (selon le secteur d’activité)
Conditions de travail
Le secrétaire travaille principalement dans un bureau, au sein d’une entreprise, d’une administration, d’un cabinet médical ou juridique, ou encore d’une collectivité. Le rythme de travail peut varier en fonction des exigences du poste et des urgences à gérer. Certains secrétaires, notamment ceux en assistanat de direction, peuvent être amenés à travailler en dehors des horaires standards.
Formation et diplômes requis
- Niveau Bac : Bac professionnel assistance à la gestion des organisations et de leurs activités
- Niveau Bac +2 : BTS Support à l’action managériale, BTS Gestion de la PME, BTS Communication, BTS Collaborateur juriste notarial
- Niveau Bac +3 : BUT Gestion des entreprises et des administrations, Licence professionnelle en communication, commerce, management ou administration des entreprises
Salaire
Le salaire d’un secrétaire débutant varie entre 2 000 et 2 600 euros brut par mois, en fonction de son niveau de formation, de son expérience et de la taille de l’entreprise.
Évolutions professionnelles
- Avec de l’expérience et des formations complémentaires, un secrétaire peut évoluer vers des postes tels que :
- Assistant(e) de direction
- Office manager
- Responsable administratif
- Secrétaire juridique ou médical spécialisé
- Gestionnaire de dossiers
Emploi et débouchés
La profession de secrétaire compte environ 650 000 emplois en France, mais les effectifs sont en baisse. Les secrétaires de direction sont principalement concentrés en Ile-de-France et dans certaines régions comme l’Alsace et le sud de la France. La concurrence est forte pour les postes de secrétariat général, mais les secrétaires spécialisés en droit, en médecine ou en gestion d’entreprise ont plus d’opportunités d’emploi. L’intérim peut être une première étape avant un emploi stable, notamment pour les jeunes diplômés.
